Résolution de l’année : en finir avec le stress au travail !
Le stress au travail est devenu une norme. Les mails s’accumulent dans la boîte mail, le retour de congé semble déjà bien loin.
Le mail est devenu une des sources principales de stress au travail. Pour plusieurs raisons : l’habitude, la forte capacité de distraction, la notion d’urgence, la diversité des sujets qui arrivent de façon désordonnée…
Mais le mail n’a pas le monopole du stress. Tellement de tâches à accomplir, de sujets en tête, de projets à réaliser.
Alors, quelles solutions pour en finir avec le stress au travail tout en réalisant efficacement mon travail ?
La To-Do list ?
Eh bien, non.
Bien au contraire, la to-do list est une anti-solution au stress.
1 – Un problème de temps !
La liste ne mentionne pas le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche. Ainsi la liste mélange des thèmes qui ne demandent pas le même effort en terme de temps et d’énergie. Bref, on compare alors des choses qui ne se comparent pas.
Alors c’est humain : on va forcément commencer par les thèmes les plus faciles, dans l’optique de barrer sur la liste. Mini plaisir, petite satisfaction immédiate qui apporte son léger lot de dopamine. Cette hormone compense à sa manière le stress de la journée.
2 – Pas de phase de réflexion !
La liste élimine une des phases essentielles dans le travail : la phase de réflexion. En effet, inscrire une tâche sur la to-do list revient à lui donner automatiquement un caractère obligatoire.
On ne se pose pas les questions essentielles : Pourquoi devrais-je faire cette tâche ? Qu’est ce que ça va m’apporter ? Est-ce vraiment utile de le faire maintenant ?
Ne pas se poser cette question stresse le mental. On perçoit inconsciemment qu’il manque une étape et qu’il est peut-être en train de faire une erreur ou de s’épuiser pour rien.
Rappelez-vous : « Il n’y a rien de plus inutile que de faire parfaitement quelque chose qui ne devait pas être fait. »
3 – Un manque de cloisonnement
La liste ne cloisonne pas les projets et mélange les sujets, parfois perso parfois court terme, parfois long terme. Alors en lisant la liste, la pensée ne se structure pas car elle n’est pas concentrée sur un seul thème mais navigue de façon superficielle d’un thème à l’autre.
Au-delà de la perte de temps, il y a principalement une montée de stress. Lire plusieurs fois par jour une tâche compliquée qui demande beaucoup d’énergie et qu’on a du mal à réaliser, augmente la culpabilité de ne pas l’avoir encore faite et le stress de devoir la faire dans les heures qui viennent.
Derrière cette tâche compliquée, il peut y avoir un appel difficile à passer, un entretien, un rapport à finaliser, une réunion stratégique à préparer. On a tous des exemples de sujets à forte valeur ajoutée qui demande une forte énergie et beaucoup de temps. Lire cette petite phrase nous emplit à chaque fois de stress.
La to-do list est bien au contraire une source de stress !
Alors que faire pour limiter le stress au travail ?
Plusieurs méthodes existent. En voici quelques unes, mais ce n’est pas exhaustif.
Optez pour le kanban
Qu’est-ce que c’est ?
Un kanban est un outil de gestion de projet visuel. Tout est possible : un tableau veleda, un mur avec des posts it, un logiciel exprès. En groupe de travail ou pour soi-même, peu importe.
Dans un kanban, il y a 4 colonnes : Idées – A faire – En cours – Fait.
La première colonne est la plus importante pour limiter le stress au travail.
Il s’agit de toutes les idées qui nous passent par la tête.
Bien entendu, attention à ne pas tomber dans la démesure et à bien cloisonner les projet. Le mieux est de faire des lignes pour chaque projet pour ne pas mélanger les sujets. Si vous avez décidément trop de sujet, faites des tableaux différents.
Par exemple, pour ma part, il existe un tableau en ligne que je partage avec mes équipes. Pour mes sujets professionnels que je gère de mon côté, j’ai un mur de mon bureau dédié à mon kanban. Et dans ma vie personnelle, il y a un bout de mur dans le salon avec nos post-it personnels. Mon compagnon et moi-même y laissons un post-it lorsque nous avons une idée fugace. Chaque samedi, on se pose la question : est-ce vraiment une bonne idée ? Et si on la faisait ce weekend ?
L’important est de cloisonner les sujets. Afin de limiter le stress.
La deuxième colonne contient les tâches à faire.
Elles ont passé avec succès la phase d’analyse sur leur véritable utilité. Pas d’inquiétude : vous avez le droit de jeter des idées car vous n’avez ni le temps, ni la motivation de la réaliser. Aucun scrupule à jeter les post-it inutiles. Tant au niveau professionnel qu’au niveau personnel, je jette des post-it chaque semaine. Les idées paraissaient intéressantes mais je ne souhaite finalement pas la faire.
Si l’idée est vraiment intéressante, elle reviendra au moment opportun. Lorsque j’aurais davantage de temps et peut-être que la tache sera plus pertinente alors.
Dans la 3ème colonne, il y a seulement une seule tâche !
C’est la tâche sur laquelle vous allez vous concentrer pendant la prochaine heure. Et interdit de faire autre chose tant qu’elle n’est pas terminée.
Dans la 4ème colonne, rangez les post-it des tâches réalisées et terminées.
Quel plaisir de déplacer un post it compliqué, puis ensuite de pouvoir contempler toutes ces tâches ardues réalisées.
L’avantage du kanban est énorme. Il donne une vision complète du projet avec ce que vous avez réalisé, les idées en cours, les choses que vous souhaitez faire. C’est visuel et c’est bien plus gratifiant que barrer des lignes.
Définissez des plages de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.
Après avoir réfléchi sur l’importance de la tâche, elle passe dans les sujets à traiter. Alors autant ne pas trainer, et la faire de suite. Car l’énergie apportée par la nouveauté ne dure pas longtemps. Oui c’est peut-être un moment complexe à passer. Mais quelle gratitude ensuite.
« Le courage d’une personne est égale au nombre d’appels compliqués qu’elle est capable de passer en une journée. »
Et j’ajouterai également les conclusions de Csikszentmihalyi, psychologue du début du XXème siècle. Il a démontré que le travail intense rendait plus heureux que le temps libre.
Le travail intense, ce n’est ni les mails, ni les tâches futiles. Le travail intense comprend les sujets importants qui demandent de la concentration.
Alors, pour cela, troisième méthode :
Planifiez des plages horaires dans votre emploi du temps pour traiter les sujets superficiels, comme les mails.
Reprenons l’exemple de Deep Work, livre révélation 2019, faire des mails n’est pas une valeur ajoutée !
En effet, lorsqu’on passe un entretien d’embauche ou un entretien annuel, on ne parle pas de notre réactivité aux mails. Car le mail est un travail superficiel, obligatoire certes, mais superficiel quand même.
Afin de diminuer le stress au travail, tentez de diminuer la part de ce travail superficiel dans votre planning. Parvenir à 50% de votre agenda est déjà un défi. Attention néanmoins, passez en dessous de 30% ferait stresser vos collègues et votre hiérarchie, donc un peu de mesure !
Définissez des plages horaires de 1h30 où vous ne traiterez que des sujets superficiels. A savoir mails, réponses à des appels, traitement de tâches simples.
Dès que vous tombez sur une tâche simple, rangez là dans votre case « travail superficiel ». Vous ne la traiterez qu’au moment où vous êtes vraiment dans cet état d’esprit.
Paramétrez vos mails.
Quand vous commencez votre phase de travail superficiel, relevez vos mails et désactivez la réception automatique pour ne pas être distrait dans votre travail.
Votre atout principal est la couleur !
Vous pouvez définir la mise en couleur des mail selon si vous êtes l’unique destinataire (couleur 1), si vous êtes destinataire mais pas unique (couleur 2) ou si vous êtes seulement en copie (couleur 3)
Commencez par traiter les mails de couleur 1 : ce sont les plus prioritaires.
Ensuite seulement quand vous avez fini, alors regardez vos mails de couleur 2.
Enfin s’il vous reste du temps, vous pouvez jeter un oeil sur vos mails de couleur 3. Ne culpabilisez pas à cette idée. Rappelez-vous que plus de 40% des Français ne lisent jamais les mails dont ils sont en copie !
Souvent, on est en copie pour légitimer un mail. Cela rassure la personne qui écrit le mail sans qu’il y ait une véritable obligation de lecture de la part des personnes en copie.
Tout ça n’est possible qu’avec une vraie culture digitale de la part de vos collègues et de votre organisation.
Qu’est-ce qu’une culture digitale ?
C’est une homogénéité des pratiques dans l’entreprise vis à vis des outils numériques, qui permet une utilisation apaisée pour du travail efficace et moins de stress au quotidien.
Je donne actuellement une conférence sur la culture digitale : contactez-moi.
Marie-Anne CLOAREC, experte Culture Digitale