En entreprise, chacun a son propre comportement vis à vis des outils numériques professionnels. Mails, smartphones, logiciels internes : nous avons tous nos propres idées sur la meilleure façon de les utiliser (ou de ne pas trop les subir).
Chaque jour amène son lot de conférences et de conseils sur la digitalisation des entreprises. Au fait, digitalisation de l’entreprise, qu’est-ce que c’est concrètement ? De façon simplifiée, il s’agit de faire évoluer l’entreprise pour que les collaborateurs puissent travailler depuis partout, à l’heure qu’ils souhaitent, avec des outils toujours plus précis et plus concrets.
L’objectif : favoriser l’innovation, l’autonomie et la communication. Pour cela, automatiser des tâches rébarbatives et centraliser des informations dans un même outil ressemblait à la solution idéale.
C’est ainsi qu’est apparue la culture digitale en entreprise. On entend par culture digitale, la façon dont chacun utilise le mail, le téléphone portable et les outils internes à l’entreprise. Comme la digitalisation est synonyme de modernisme, chacun s’y jette avec la frénésie de la nouveauté.
Malheureusement, ça ne fonctionne pas si bien. Parce que chaque entreprise développe sa propre culture digitale. Chaque service de l’entreprise a également la sienne, qui s’imprègne presque tout à fait de la culture globale ou qui s’en éloigne drastiquement.
Ce qui signifie que dans une même entreprise, chaque service a une vision différente des meilleurs comportements à adopter pour utiliser au mieux le numérique en entreprise.
Alors, faut-il homogénéiser les pratiques des outils numériques professionnels ?
Pas vraiment, puisque chaque service a une utilisation particulière du mail ou des outils numériques professionnels mis à sa disposition. Tenter une culture unique aurait pour conséquence de niveler par le bas des pratiques peut-être très efficaces dans certains services et absolument incohérentes dans d’autres.
Alors, c’est l’anarchie ?
Eh bien oui.
Avec tous les points positifs qui en découlent. Chacun est autonome sur sa façon d’utiliser les outils, télétravail efficace, capacité à se débrouiller, plus grande polyvalence. Bref, on devient tous un peu informaticien…
Mais il y a aussi le revers de la médaille ! Car une culture numérique inappropriée peut endommager la qualité de vie au travail. En allant même plus loin, une culture numérique inappropriée peut endommager la stratégie de l’entreprise, son organisation et à long terme sa pérennité.
La réalité des conséquences d’une digitalisation non maîtrisée.
La digitalisation de l’entreprise permet de travailler partout. Cette révolution est arrivée rapidement. Les mentalités n’ont pas forcément passé le pas de l’autonomie aussi directement. Ainsi est apparue une nouvelle tendance, appelée le présentéisme numérique. Il consiste à prouver aux autres personnes de l’entreprise qu’on travaille réellement même si on travaille de chez soi, et ce en envoyant des sollicitations numériques.
Cette pratique inconsciente et tout à fait compréhensible pour des salariés habitués à être contrôlés et à devoir s’expliquer, coûte extrêmement cher. Car le temps passé à créer ces sollicitations, à en prendre connaissance et à y répondre représente une perte de temps phénoménal. Il faut y ajouter le temps de re-concentration sur un sujet après avoir subi une distraction digitale.
Autre nouvelle pratique néfaste : le multitasking en réunion. Cette pratique qui consiste à faire plusieurs choses à la fois, notamment en réunion, s’avère extrêmement néfaste pour la réflexion et la stratégie à long terme. Voir à ce sujet l’article sur la différence entre urgence et importance.
Et au-delà du présentéisme numérique et du multitasking ?
Communication interne difficile, réunions inefficaces, sollicitations dans la sphère privée : une culture numérique inappropriée peut avoir des conséquences dramatiques sur la qualité de vie au travail et sur l’intelligence de l’entreprise.
Mais là encore, ça dépend. De l’activité de l’entreprise. Du métier du collaborateur. De son aptitude à intégrer le numérique. De nombreux paramètres entrent en ligne de compte.
Les réunions ne sont pas comparables entre elles. Donc, si une nouvelle culture numérique peut s’avérer néfaste dans un groupe, elle peut être tout à fait bénéfique dans un autre. Et ce alors que les deux groupes sont dans la même entreprise !
Alors, digitaliser ou ne pas digitaliser, telle est la question ?
La digitalisation est un phénomène récent. Il est difficile de digitaliser son entreprise en définissant en même temps son impact sur le qualité de vie au travail.
Ce n’est qu’ensuite, alors que chacun a adopté différents comportements qu’on peut faire un état des lieux et améliorer l’utilisation des outils numériques.
Etre moderne signifie vivre avec le digital. Mais cela signifie aussi le comprendre et l’adopter.
Il n’y a pas de meilleure façon d’utiliser le digital en entreprise.
Il y a une meilleure façon d’utiliser le digital selon tel métier et tel secteur d’activité. La prévention des risques comme l’apprentissage à un mieux-vivre au travail dépend donc d’abord de ces facteurs.
Un outil d’analyse des pratiques numériques
La santé au travail est un enjeu primordial pour les entreprises.
Le numérique en s’imposant dans nos vies professionnels, a un impact sur la santé au travail.
C’est pourquoi Box Populi s’est associé avec des enseignants chercheurs et des établissements de recherche dans la qualité de vie au travail, pour développer un outil d’analyse des pratiques numériques.
Cet outil fait la cartographie type du comportement de chaque métier par rapport aux outils numériques / aux mails / au smartphone, notamment lors de la création d’intelligence (réunions de travail, travail collaboratif, concentration). Ainsi grâce à cette cartographie, l’outil permet à chacun de savoir s’il utilise les outils numériques de façon cohérente au vu de son métier et de son secteur d’activité.
Personne n’a de comparaison fiable sur son utilisation des outils numériques professionnels. Il est donc difficile de voir venir le burn out, le harcèlement, l’infobésité, le stress. Certes, en parler avec des collègues permet de relativiser ce sujet. Ce n’est pas une solution à la prévention des risques, car la peur du jugement nous empêche de dire toute la vérité, rien que la vérité.
Un outil anonyme par service et par secteur pour mieux comprendre l’utilisation faite du numérique. Cela permet une compréhension de l’autonomie, de l’innovation et de la communication dans le travail.
Cet outil est en phase de test actuellement, grâce au travail de plusieurs chercheurs, enseignants et psychologues dont nous remercions ici la contribution et la collaboration. Nous espérons également pouvoir présenter ces résultats au congrès de l’AGRH à Bordeaux en novembre 2019 pour expliquer l’intérêt de cet outil sur la qualité de vie au travail.
On vous tient au courant !